請求書の電子保存義務が２０２４年１月よりスタート

こんばんは。

本日は電子帳簿保存法が２０２４年１月よりスタートしますので解説をしていただきました。

以下AI作成

請求書の電子保存義務とは、電子帳簿保存法に基づいて、電子取引によってやり取りした請求書などの書類を電子データとして保存することをいいます。この義務は、2022年1月から施行されましたが、実際には2024年1月までに対応すればよいという宥恕措置が取られています。この記事では、請求書の電子保存義務について、その背景、対象、要件、メリット、対応方法などを詳しく解説します。

請求書の電子保存義務の背景

電子帳簿保存法は、1998年に制定された法律で、国税関係の帳簿や書類を電子データとして保存することを認めるものです。この法律は、納税の円滑かつ正確な履行や書類管理の負担軽減などを目的としており、これまでに何度も改正されてきました。

2022年1月の改正では、電子取引によってやり取りした書類は、電子データによる保存が義務付けられました。これは、電子取引の普及やペーパーレス化の推進に対応するためのものです。電子取引とは、メールやWebサイトなどで請求書や領収書などの取引情報を授受する方法を指します。

しかし、電子保存の義務化に対応できている事業者は限られており、システムや業務の変更に時間がかかるという課題がありました。そこで、国税庁は、2024年1月までに電子保存に対応すればよいという宥恕措置を公表しました。これにより、事業者には2年間の移行期間が与えられました。

請求書の電子保存義務の対象

電子帳簿保存法の適用対象は、法人税や所得税などの国税関係の帳簿や書類の保存義務がある法人や個人事業主です。企業規模や法人の種類に関係なく、一部でも電子取引を行っている事業者は対象になります。

電子保存の義務がある書類は、電子取引によってやり取りした請求書や領収書などです。これらの書類は、電子帳簿保存法の電子取引要件という区分に分類されます。電子取引要件には、真実性と可視性という2つの要素があります。真実性とは、書類が改ざんされていないことを証明することで、可視性とは、書類を整然かつ明瞭に特定し、提示できることを意味します。

請求書の電子保存義務の要件

電子取引によってやり取りした請求書などの書類を電子保存する場合には、以下の要件を満たす必要があります。

• 真実性の要件
• タイムスタンプが付与された文書の受領、または、タイムスタンプの付与
• 訂正削除が考慮されたシステムの利用、または、訂正削除ができないシステムの利用
• 訂正削除の防止に関する事務処理規程の作成および運用
• 可視性の要件
  • 取引年月日、取引先名、取引金額による検索ができること
  • 範囲検索、複数条件検索ができること
• 電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができる場合
• 電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができない場合

これらの要件を満たすためには、電子請求書の管理システムの選定や設定、業務フローの整備、事務処理規程の作成などの対応が必要です。また、自社が発行した請求書データは、データベースにおける保存でも問題ありませんが、内容に変更がなく、合理的な方法により編集された状態で保存されたものである必要があります。

請求書の電子保存義務のメリット

請求書の電子保存義務は、法律に従うための義務ですが、それだけではなく、事業者にとってもメリットがあります。主なメリットは、以下の通りです。

• 書類管理コストの削減
• 紙媒体での保存にかかる印刷費や保管費、廃棄費などが削減できます。
• 電子データでの保存により、書類の検索や整理が容易になり、時間や労力が節約できます。
• システム化によるセキュリティ向上
• 電子データでの保存により、紛失や盗難、火災などのリスクが低減できます。
• 電子請求書の管理システムにより、アクセス権限や暗号化などのセキュリティ対策ができます。
• 業務効率の向上
• 電子請求書の管理システムにより、請求書の作成や送付、入金確認などの業務を自動化できます。
• 電子請求書のやり取りにより、取引先とのコミュニケーションがスムーズになり、支払いサイクルが短縮できます。

請求書の電子保存義務に向けて行うべきこと

請求書の電子保存義務に対応するためには、以下のステップを踏むことがおすすめです。

• 電子請求書の管理システムの選定

• 自社の業務や予算に合った電子請求書の管理システムを選びます。

• システムの機能や価格、サポート体制などを比較検討します。

• システムの導入にあたっては、取引先や税理士などの関係者との調整も必要です。

• 電子請求書の管理システムの設定

• システムのインストールやアカウントの作成などの初期設定を行います。

• 請求書のテンプレートや送付方法、入金確認方法などの詳細設定を行います。

• システムの動作確認やトラブルシューティングを行います。

• 業務フローの整備

• 電子請求書の作成や送付、入金確認などの業務フローを見直します。

• 業務の効率化や品質向上のための改善策を検討します。

• 業務の担当者や責任者、期限などを明確にします。

• 事務処理規程の作成

• 電子請求書の管理に関する事務処理規程を作成します。

• 電子請求書の作成、送付、受領、保存、提示などの手順やルールを定めます。

• 電子請求書の真実性や可視性を確保するための措置や記録を定めます。

• 教育・研修の実施

• 電子請求書の管理システムや事務処理規程に関する教育や研修を実施します。

• 電子請求書の管理に関する知識やスキルを向上させます。

• 電子請求書の管理に関する意識やモチベーションを高めます。

以上が、請求書の電子保存義務に向けて行うべきことの一例です。電子請求書の管理は、法律に従うだけでなく、事業者にとってもメリットが多いです。ぜひ、この機会に電子請求書の管理に取り組んでみてください。

以上です。

いかがでしたか。それではまた。